3. Chiffre d’affaires / frais de participation
A. FRAIS D’INSCRIPTION
Le coût de la participation au Marché s’élève à 12% de votre chiffre d’affaires TTC, des frais de location du chalet (que vous pourrez déduire des 12% du chiffre d’affaires), des frais de dossier et des frais de maintenance.
Le montant de l’acompte pour la location du chalet est fixé selon la période et la taille du stand (hors TVA). Pour les marchands de produits il est tout à fait possible de choisir une ou plusieurs phases :
Chalet marchand de produits de 6m² (3x2m) :
Phase 1 : CHF 1’000.- (10.5 jours - jeudi 16 novembre est une demi-journée)
Phase 2 : CHF 1’200.- (9 jours)
Phase 3 : CHF 1’400.- (8 jours)
Phase 4: CHF 1’600.- (10.5 jours - 24 décembre fermeture à 16h)
Chalet marchand de produits de 3.6m² (2x1.8m):
Phase 1 : CHF 700.- (10.5 jours - jeudi 16 novembre est une demi-journée)
Phase 2 : CHF 900.- (9 jours)
Phase 3 : CHF 1’100.- (8 jours)
Phase 4 : CHF 1’300.- (10.5 jours - 24 décembre fermeture à 16h)
Chalet restaurateur de 8m² (4x2m) :
Phase 1-4 : CHF 10'000.-
Chalet restaurateur de 6m² (3x2m) :
Phase 1-4 : CHF 8’000.-
Accord spécial : supplément pour occupation de l’espace en dehors du chalet (max 3m²) :
CHF 150.-/m² pour la durée totale et selon accord individuel.
Les frais de dossier sont uniques et pareils pour tous les exposants : CHF 100.-
FRAIS DE MAINTENANCE
Les frais de maintenance comprennent le nettoyage des espaces publics (sauf dans un rayon de 2m autour du stand –> responsabilité du Teneur de Stand), la gestion des déchets, la sécurité, la publicité et la communication. Ils diffèrent selon le type d’exposant :
- Stands marchands de design/artisanat/créateurs/délicatesse : CHF 150.- par phase
- Stands restaurateur : CHF 250.- par phase, donc CHF 1’000.- en tout.
Après confirmation de votre inscription par les organisateurs et renvoi du contrat, vous devrez payer l’acompte dans le délai qui vous sera indiqué. Ce n’est qu’à ce moment que votre chalet sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente. Il n’y aura qu’un seul rappel.
IMPORTANT :
Le solde du paiement, qui complétera l’équivalent des 12% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire à réception suivant la manifestation.
Les acomptes ne sont pas remboursés.
B. CAUTION
NEW: Cette année, aucune caution sera demandée au moment du Check-In! Par ailleurs, si l’exposant ne respecte pas le règlement et/ou endommage le chalet, l’organisateur se donne le droit d’envoyer une facture post-evenement (l’exposant en sera toujours informé en amont).
Des frais peuvent être retenus par les organisateurs dans les cas suivants :
Non-respect des conditions générales du Marché (vente de boisson, horaires non-respectés, surconsommation d'électricité par rapport à la nécessité indiquée etc.),
Non-respect des instructions de la décoration (dommages aux bois supérieurs - cf paragraphe 6),
Propreté jugée insatisfaisante de l'espace mis à disposition (poubelles laissées, taches au sol etc),
Dommages causés au matériel mis à disposition ou loué,
Non-utilisation de vaisselle réutilisable,
Non-conformité aux critères sanitaires en vigueurs dans le canton (SCAV),
Comportement inadapté au bon fonctionnement du Marché.
C. PARTAGE DU CHIFFRE D’AFFAIRES
Chaque exposant doit nous communiquer quotidiennement son chiffre d’affaires sur le lien suivant : WUFOO
Tous les chalets restaurateurs doivent avoir une caisse enregistreuse ou un système sur iPad afin de pouvoir montrer l’état de leurs ventes à n’importe quel moment, nous comptons sur votre collaboration.
Des systèmes comme SumUp, GetButik, Paymash ou IKentoo (il y a plein de différents programmes que vous pouvez utiliser). Le plus important est d’utiliser un système qui documente chaque vente que vous avez faites pendant Noël au Quai.
** Pour les restaurateurs : Merci de prévoir des touches pour la consigne vaisselle (CHF 2.- et CHF 4.-), afin de ne pas prendre en compte ce montant dans votre CA total. Voir chapitre Vaisselle.
Les chalets de marchands de produits sont aussi tenus de garder un compte-rendu de leurs ventes sur une caisse enregistreuse, iPad, liste .xls ou via un carnet de quittance.
Indiquez vos chiffres d’affaires (TTC) tous les jours/soirs ou au plus tard jusqu’à 11 heures le jour suivant. A la fin du marché (ou de votre période comme exposant) chacun devra fournir une copie de ses décomptes journaliers (en forme électronique par mail / ou une copie des quittances scannées par mail à exposants@noel-au-quai.ch)
Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition.
D. COÛTS DE PARTICIPATION
Les coûts de location se composent d’un acompte de base (coût brut du chalet) et d’une participation au chiffre d’affaires de 12% sur les ventes brutes (TTC).
Tous les revenus sont à compter quotidiennement dans le chiffre d’affaires. Si 12% du chiffre d'affaires n'atteint pas le loyer de base du chalet brut, la taxe sur le chiffre d'affaires est supprimée. Si la redevance sur le chiffre d'affaires dépasse le loyer de base du chalet brut (sans frais admin, etc.), le loyer de base est supprimé.
Les prix sont hors TVA. Les frais de dossier, les frais de maintenance et les coûts de consommation électrique sont en sus.
EXEMPLE 1 : un marchand de produit présent pendant les phases 1 et 2 dans un chalet de 6m2 fait un chiffre d’affaire total de CHF 25’850CHF.- sur la période. Les 12% de sont CA sont plus élevés que ses frais de location, il doit donc reverser un montant de CHF 410.-.
EXEMPLE 2 : un marchand de produits présent pendant les phases 2 et 3 dans un chalet de 6m2 fait un chiffre d’affaires total de CHF 15’600.- TTC sur la période. Les 12% de son CA sont plus bas que ses frais de location, il ne doit donc rien reverser.
E. COÛTS DU COURANT ET CONSOMMATION
Le teneur de stand dispose d'un accès normal à l'électricité (T23/ 2.3kW) par défaut. Celui-ci coûte une fois CHF 50.-.
Ceux qui ont besoin de plus de courant peuvent le commander en complétant le tableau envoyé avec le contrat. Le coût est de CHF 4.-/kW/jour. Un maximum de 30kw est toléré par stand. Si une augmentation importante de prix de l’électricité a lieu chez l'organisateur, celui-ci est autorisé à la répercuter dans les mêmes proportions.
Le formulaire doit avoir été complété avec la liste exhaustive de tous les appareils électriques utilisés ainsi que leur consommation. Le coût supplémentaire total sera alors calculé. Les sources d’électricité sont limitées, n’en abusez pas !
Seront mis à disposition et tolérés, uniquement les besoins mentionnés dans le formulaire. Pour l’utilisation de chaque appareil non annoncé un montant de CHF 300.- sera facturé.
F. DÉSISTEMENT
Une fois sélectionné par les organisateurs, votre inscription devient ferme et vous recevrez un contrat avec une commande d’électricité.
Les sanctions suivantes seront attribuées en cas d’annulation une fois le contrat signé :
- Annulation à partir du 20 octobre 2023 : 50% des frais d’inscription seront retenus.
- En cas de No-show, 100% des frais d’inscription seront retenus, plus des frais de traitement de CHF 150.- payables dans les 10 jours.
Dans certains cas particuliers, les organisateurs peuvent annuler une inscription même après confirmation, les frais d'inscription seront à ce moment-là remboursés.
ANNULATION DE LA MANIFESTATION
Si la manifestation doit être annulée pour des raisons indépendantes de la volonté de l'organisateur (p. ex. manque d'électricité, pandémie) que ce soit avant l’ouverture du Marché ou pendant son exploitation, l'organisateur retiendra le montant de l’acompte au prorata du nombre de jour déjà passés, et dans tous les cas un minimum de 50% de l’acompte.