CONDITIONS DE PARTICIPATION
GENEVE 2019


Noël aux Bastions

Il y a beaucoup de Marché de Noël mais pas tous ont un cœur et une âme qui fait rêver leurs visiteurs. Notre objectif repose sur ces valeurs avant tout, créer un endroit magique où chaque passant se verra transporté dans un univers unique pour se promener, se retrouver entre amis, faire ses courses de Noël, déguster des bons plats d’hiver ou simplement passer un bon moment.

Ensemble côte à côte confortablement installés dans de charmants chalets nous allons créer cette magie.
Pour cela il faut de la créativité, du talent, mais aussi des règlements pour assurer à tous une paisible cohabitation. Vous pouvez compter sur notre parole, mais nous souhaitons pouvoir faire de même avec vous, afin de maintenir l’ordre du début à la fin. Cela nous tient à cœur, et nous serons toujours sur place pour vérifier que ce respect est maintenu. Nous n’aimons pas les sanctions et encore moins les exclusions, alors aidez-nous à faire de notre village une communauté solide et solidaire.

Dates
Du 4 au 31 décembre 2019

Lieu
Parc des Bastions, Genève

Horaires d’ouverture
Lundi-mardi-mercredi:         11h – 21h
Jeudi-vendredi-samedi:        11h – 22h  
Dimanche:                            11h – 20h

Particularités sur les horaires :
4 décembre: 17h – 22h
24 décembre:                      11h – 16h
25 décembre:                      fermé
31 décembre:                      11h – 16h

Le Marché aura lieu par tous les temps, en cas de météo extrême les organisateurs aviseront si une évacuation ou fermeture provisoire est nécessaire.
La vente de boisson est interdite.

Notre esprit
L’objectif du Marché est que les visiteurs puissent faire leurs achats de Noël et venir déguster tout un tas de mets différents. Par conséquent les prix doivent être le plus raisonnable possible, et les portions plutôt petites en ce qui concerne la nourriture. Chaque production a sa valeur que nous respectons, mais nous comptons sur votre honnêteté pour ne pas exagérer les prix de manière injustifiée


1. Catégories d’exposants

Le Marché comptera deux catégories d’exposants :

  • marchands de design/artisanat/délicatesse/créateurs (décris comme “marchands de produits” par la suite)

  • restaurateurs

Les marchands de produits proposeront tout genre d’objet d’artisanat, de design et de décoration, les producteurs de délicatesses présenteront des produits de consommation à emporter, tel que chocolat à offrir, produit du terroir etc.

Quant aux restaurateurs ils proposeront des délices à consommer immédiatement. Comme mentionné plus haut, la vente de boisson de toute sorte est interdite. Seule une décision écrite du comité d’organisation a le pouvoir d’annuler cet ordre.

Il est impératif pour être accepté d'avoir une adresse de contact en Suisse.

Habituellement chaque catégorie d’exposant a son heure de pointe à un moment différent, quand les gens font du shopping ils mangent moins et vice-versa.
Soyez patients et indulgents avec vos voisins.

LA CLÔTURE DES INSCRIPTIONS EST FIXÉE AU 1ER JUIN 2019.


2. Horaires d’ouverture

Comme mentionné plus haut, nous avons adapté les horaires en fonction des jours de la semaine. Pour que notre Marché soit attractif pour tous, tout le monde doit être ouvert et disponible à ces heures.

Des sanctions sont appliquées en cas de non respects de ces horaires et les montants suivant seront retenus sur la caution (cf paragraphe 3e) :

  • Ouverture tardive ou fermeture anticipée: CHF 25/heure

  • Absence pour une journée entière: CHF 250

Cependant les horaires doivent aussi être cohérents pour les exposants, les organisateurs se permettront donc de les adapter en fonction de la fréquentation pour le bienfait de la communauté.


3. Phases et frais de participation

a. Phases
Dû aux frais imposés par la Ville ainsi qu’aux frais engendrés pour la construction de ce magnifique Marché, les loyers des chalets représentent un certain prix. Mais ne vous en faites pas, nous avons tout mis en œuvre pour garder ces prix raisonnables et intéressants même pour les plus petits exposants.

C’est pourquoi nous avons créé un calendrier divisé en 3 phases, pour permettre aux budgets restreints d’intégrer le Marché même sur une période réduite. Chaque phase a un prix de location différent qui est expliqué plus bas.

Attention! Ces phases ne concernent que les marchands de produits. Les restaurateurs voulant participer devront couvrir la période entière de l’événement.

Phase 1 : 4 décembre au 14 décembre (10,5 jours)
Phase 2 : 15 décembre au 21 décembre (7 jours)
Phase 3 : 22 décembre au 31 décembre (8 jours)

b. Frais d’inscription
Le coût de la participation au Marché s’élève à 12% de votre chiffre d’affaire TTC, des frais de location du chalet (que vous pourrez déduire des 12% du chiffre d’affaire), des frais de dossier et des frais de maintenance.

Le montant de l’acompte pour la location du chalet est fixé selon la période et la taille du stand (hors TVA). Pour les marchands de produits il est tout à fait possible de choisir une ou plusieurs phases :

Chalet marchand de produits de 6m2 (3x2m)
Phase 1 : CHF 1’400.-
Phase 2 : CHF 1100.-
Phase 3 : CHF 1100.-

Chalet marchand de produits de 3.6m2 (2x1.8m)
Phase 1 : CHF 1000.-
Phase 2 : CHF 800.-
Phase 3 : CHF 800.-

Chalet restaurateur de 8m2 (4x2m)
Phase 1-3 : CHF 9000.-

Chalet restaurateur de 6m2 (3x2m)
Phase 1-3 : CHF 7000.-

Les frais de dossier sont uniques et pareil pour tous les exposants: CHF 100.-

Les frais de maintenance couvrent le nettoyage des espaces publics sur le Marché, la gestion des déchets, la sécurité, la publicité et la communication. Ils diffèrent selon le type d’exposant:

Stands marchands de produits: CHF 150.- par phase
Stands restaurateur: CHF 250.- par phase donc CHF 750.- en tout

 
Après confirmation de votre inscription par les organisateurs, vous devrez payer l’acompte dans le délai qui vous sera indiqué. Ce n’est qu’à ce moment que votre chalet sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente. Il n’y aura qu’un seul rappel.

Le formulaire pour les besoins en électricité vous sera envoyé une fois votre participation confirmée, ensemble avec le contrat.

IMPORTANT :

  • Le solde du paiement, qui complétera l’équivalent des 12% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire dans les 7 jours suivant la manifestation.

  • Les acomptes ne sont pas remboursés.

c. Commission

Pour le calcul de la commission, il vous suffit de déduire du 12% de votre chiffre d’affaire TTC le montant de la location de votre chalet TTC. Si le solde est positif, alors vous devez nous verser cette différence. Si le solde est nul ou négatif, alors vous n’avez rien à verser. Voici deux exemples qui vous aideront à comprendre:

EXEMPLE 1: un marchand de produit présent pendant les phases 1 et 2 dans un chalet de 6m2 fait un chiffre d’affaire total de 25’850CHF TTC sur la période. Les 12% de sont CA sont plus élevés que ses frais de location, il doit donc reverser un montant de 410CHF.

 
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EXEMPLE 2: un marchand de produit présent pendant les phases 2 et 3 dans un chalet de 6m2 fait un chiffre d’affaire total de 15’600CHF TTC sur la période. Les 12% de son CA sont plus bas que ses frais de location, il ne doit donc rien reverser.

 
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Précisions:
Chaque exposant doit nous communiquer quotidiennement son chiffre d’affaire sur un site internet (Wufoo) dont le lien vous sera communiqué ultérieurement. Tous les chalets restaurateurs doivent avoir une caisse enregistreuse ou un système sur iPad afin de pouvoir montrer l’état de leurs ventes à n’importe quel moment, nous comptons sur votre collaboration.
Les chalets de marchands de produits sont aussi tenus de garder un compte rendu de leurs ventes sur une caisse enregistreuse, iPad ou via un carnet de quittance. Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition.

d. Coûts pour l’électricité
L’installation basique d’électricité (branchement T13/T23) est inclus.
2’300Watt de consommation quotidienne sont également inclus.
Tout kW supplémentaire sera facturé CHF 3.50 par jour.
Un formulaire sera à compléter par la suite avec la liste exhaustive de tous les appareils électriques utilisés ainsi que leur consommation. Le coût supplémentaire total sera alors calculé. Les sources d’électricité sont limitées, n’en abusez pas!
Seront mis à disposition et toléré uniquement les besoins mentionnés dans le formulaire. Pour l’utilisation de chaque appareil non annoncé un montant de CHF 300.- sera facturé.

e. Caution
Un dépôt de CHF 300.- (nous acceptons que des CHF et pas €) sera ajouté aux frais d'inscription de chaque exposant.
Le dépôt sera à régler en espèces au moment du Check-In au Marché. La rétribution de cette somme se fera comptant sur place à la fin du Marché au moment du Check-Out.

Des frais peuvent être retenus par les organisateurs sur ce montant dans les cas suivants:

  • Non-respect des conditions générales du Marché (vente de boisson, surconsommation d'électricité par rapport à la nécessité indiquée, horaire d’ouverture etc)

  • Non-respect des instructions de la décoration (dommages au bois supérieures - cf paragraphe 5)

  • Propreté jugée insatisfaisante de l'espace mis à disposition (poubelles laissées, taches au sol etc)

  • Dommages causés au matériel mis à disposition ou loué

  • Non-utilisation de vaisselle éco-responsable

  • Non-conformité aux critères sanitaires en vigueurs dans le canton (SCAV)

  • Comportement inadapté au bon fonctionnement du Marché

Si le montant des sanctions accumulées dépasse le montant de la caution, une facture pour le solde vous sera adressée.

f. Désistement
Une fois inscrits et sélectionnés, les exposants s’engagent à participer au Marché sur l’intégralité de la période choisie. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés et une sanction sera facturée (cf paragraphe 14). Dans certains cas particuliers, les organisateurs peuvent annuler une inscription même après confirmation, les frais d'inscription seront à ce moment-là remboursés.

En outre l'organisateur peut à tout moment expulser l'exposant du Marché s'il agit de façon inappropriée et non conforme aux instructions qui sont définis dans le contrat.


4. Montage et démontage

L’arrivée des exposants se fera les 3 et 4 décembre selon des horaires très précis qui vous seront communiqués par la suite. Chaque exposant aura un maximum de 30 minutes pour décharger sa voiture et une seule voiture est admise par exposant.

Check-In pour les exposants phase 2:
Le 15 décembre le matin tôt (info mail avec heure précise)

Check-In pour les exposants phase 3:
Le 22 décembre le matin tôt (info mail avec heure précise)

Nous vous prions de respecter ces consignes à la lettre pour éviter un désordre absolu.
Aucun véhicule ne sera permis sur les lieux en dehors de ces horaires. Une sanction de CHF 50.- sera attribuée à l’exposant n’ayant pas enlevé son véhicule à temps. Important: C’est un parc public et par raison de sécurité nous allons contrôler cela chaque jour. Aucun parking n’est prévu pour les exposants.

Il en sera de même pour le démontage, il débutera dès la clôture du Marché le 31 décembre (les informations sur le démontage à la clôture suivront par mail la dernière semaine d’ouverture).

Pour les livraisons d’approvisionnement pendant le Marché, les véhicules ne sont autorisés sur les lieux SEULEMENT entre 9h et 10h30.
Une sanction de CHF 50.- sera attribuée à l’exposant n’ayant pas respecté ces horaires.


5. État des lieux des chalets

Votre chalet vous est mis à disposition en parfait état, merci de le rendre dans le même état! L’intérieur et l’extérieur doivent être parfaitement propres et rangés. Utilisez des savons doux et non corrosifs pour n’abimer ni la peinture ni le bois.
Si votre prédécesseur a oublié quelque chose, signalez-le aux organisateurs, pareil s’il semblerait manquer quelque chose.

Nous viendrons visiter chaque exposant à son arrivée et avant son départ pour vérifier l’état du matériel et pour le retour de la caution.

Soyez patients et indulgents sur l’éventuel temps d’attente, nous ferons au plus vite. N’hésitez pas à partager vos commentaires par écrit lors de votre départ, il n’en sera que plus utile pour le futur de la manifestation (exposants@noelauxbastions.ch).

- S’il y a des dommages causés au chalet, les frais de réparation vous seront facturés (cf paragraphe 7).
- Si votre chalet est rendu sale, les coûts de nettoyage vous seront facturés.
- Si vous avez perdu ou abimé du matériel électrique loué, les coûts de réparation ou - remplacement vous seront facturés.
- Si vous n’êtes pas présent au moment de l’état des lieux de sortie, aucune caution ne vous sera rendue.


6. Emplacements

Les emplacements seront définis par les organisateurs en fonction de la cohérence de l’offre, de la non concurrence directe, des besoins en électricité et de la taille des chalets.


7. Transformation et décoration

Nous encourageons tous nos exposants à décorer un maximum leur chalet. Illuminez-les, décorez-les, laissez aller toute votre imagination de Noël.

Par contre si vous voulez récupérer votre caution, faites attention de ne laisser aucune trace. Oubliez les gros clous, les vis de tout genre, et les papiers collants.
Favorisez toujours les agrafes et les clous très fins.
Faites parler vos talents de bricoleurs mais pas de peintre, car tout dommage de peinture sera facturé.

Coûts des réparations :

  • peinture: frais de peinture + CHF 100.-

  • remplacement du comptoir: CHF 180.-

  • petit dommage sur auvent: dès CHF 300.-

  • remplacement d’un auvent: CHF 960.-

N’hésitez pas à demander l’avis des organisateurs pour votre décoration, nous serons ravis de vous guider et de vous donner des conseils. Oubliez les grandes bâches en plastiques, elles ne mettront pas votre stand en valeur et le plastique nuit à l'environnement… Pensez aux affiches illustrées à la main sur du bois par exemple.


8. Nettoyage et déchets

Pensez à l’environnement et il vous en remerciera. Notre objectif est de produire un minimum de déchet, aidez-nous à l’atteindre. Nous voulons être le plus beau Marché mais aussi le plus propre.

Chaque exposant est responsable de ses fournitures et de son approvisionnement. Pour la vaisselle et les couverts, il est obligatoire de choisir du matériel jetable éco-responsable provoquant un minimum de déchet (pas de plastique ni de polystyrène).  Un contrôle sera fait par les organisateurs au moment du Check-in. En cas de non-respect des consignes, l’exposant se verra attribué une sanction de chf 50.-

Chaque exposant doit maintenir son chalet propre et amener ses déchets lui-même au centre de tri. S’il est surpris en train de déposer ou entreposer des déchets en dehors du centre de tri, une sanction de CHF 50.- lui sera attribuée.

Au centre de tri se trouve un compacteur pour les déchets incinérables, des bacs à cartons, pet, verres et alu ainsi que des bidons pour la collecte de l’huile usagée.

Pour ceux qui cuisinent dans leur chalet, mettez une couverture au sol!
Si vous avez un grill, faites en sorte de bien protéger le bois du plafond/mur. Si vous cuisinez avec de la graisse protégez le bois - Nous allons réutiliser les chalets et les taches de graisse sont très tenaces et peuvent difficilement être nettoyées.

IMPORTANT:
Ne laissez aucune trace en partant!

Le nettoyage de tous les espaces ouverts aux visiteurs sera pris en charge par les organisateurs.

IMPORTANT:
Interdiction absolue de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes ou les égouts. Une personne surprise en flagrant délit recevra une sanction de CHF 500.-


9. Lumière

a.     Lumière
Au moment de votre Check-In le chalet sera sans lumière - c’est à vous d’apporter toutes les installations. Une belle lumière dans votre chalet est indispensable et sera davantage accueillante pour les visiteurs. Nous nous chargeons d’éclairer le bord du toit extérieur pour une parfaite harmonie entre tous les chalets et vous vous occupez de l’intérieur. Choisissez du LED qui consomme beaucoup moins que n’importe quel autre éclairage, cela diminuera vos frais d’électricité. N’oubliez pas d’éteindre toutes vos lumières pendant la nuit.

Coûts d’électricité supplémentaire pour maintenir la lumière allumée dans votre chalet la nuit: CHF 20.- par nuit


10. Réglementations légales et sécurité

Toutes les réglementations cantonales ou communales s’appliquent à tous les exposants. Vous devez être munis de tout permis qu’une autorité pourrait vous exiger (dédouanement de marchandise, livret d’importation etc).
Pour les exposants ayant reçu l’autorisation du comité de vendre de l’alcool en bouteille fermée à emporter, vous devez vous-même faire les démarches auprès du service du commerce pour pouvoir vendre après 21h.
Chaque exposant est responsable des réglementations légales pour son stand et l'organisateur n'assume aucune responsabilité. Renseignez-vous à l’avance avant d’être contrôlé!

Pendant toute la durée de la manifestation une sécurité 24h/24h sera mise en place, par contre aucun vol ou dégâts ne sera prise en charge par les organisateurs.
Les exposants sont responsables de leurs valeurs.


11. Hygiène, feu et gaz

Chaque exposant de nourriture ou produits à consommer est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires de la Ville de Genève.
Chacun doit être obligatoirement annoncé au SCAV en remplissant ce formulaire. Un contrôle sanitaire officiel aura lieu.

Chaque exposant de nourriture (restaurateur et marchant de délicatesse) doit obligatoirement avoir sur son emplacement:

  • un bidon d'eau

  • du savon et un linge pour se laver et sécher les mains

  • un thermomètre dans son frigo —> N’oubliez pas de relever la température de vos frigos au moins une fois par jour

  • Pensez aussi à protéger les aliments exposés avec une vitrine (protection contre les crachats) - on ne voudrait pas acheter un cookie mordillé par un oiseau ou postillonné par un passant.

IMPORTANT: Si le règlement d’hygiène n’est pas respecté, votre participation sera définitivement refusée pour toutes les prochaines éditions.

Électricité ou gaz ?
Beaucoup se demandent s’il est mieux de cuisiner à l’électricité ou au gaz, la réponse est au gaz. Par contre pour tous ceux qui cuisinent au gaz un contrôle officiel sera organisé par nos soins mais à votre charge. Il sera fait sur le stand avant l’ouverture, merci de prévoir un montant de chf 100.- en cash pour payer l’agent de contrôle.

Pour tous les exposants qui comptent cuisiner sur place, il est obligatoire d'être équipé d’une couverture anti-feu (si friteuse/huile/graisse) et/ou d’un extincteur (si feu ouvert, gaz).


12. Communication et droit d’utilisation de l’image

Sans publicité, pas de visibilité!
Nous comptons sur tous les exposants pour communiquer l’événement par tous les médias. Une invitation Facebook ainsi que des flyers imprimés vous seront envoyés. Il est recommandé de communiquer un maximum avant l’événement, par des info mailings envoyés par votre adresse mail ou autre moyens directs.
Envoyez-nous les plus belles images de vos commerces respectifs afin que nous puissions nous aussi les partager.
Par contre tout flyering n’étant pas directement lié à votre commerce est interdit pendant et au sein du Marché.

Nous nous chargeons de la musique d’ambiance pendant la manifestation, nous vous prions de ne pas y ajouter la vôtre.


13. Assurance

Assurance pour les personnes et les dégâts matériels:
Chaque stand doit avoir une assurance responsabilité civile suffisante pour le dédommagement de tierces personnes. Les exposants ne peuvent facturer aucune responsabilité contre l'organisateur.
Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols ou vandalisme, ni pendant les heures d'ouverture du Marché, ni pendant la nuit. Prenez votre propre assurance contre le vol si vous le pensez nécessaire.


14. Changements et responsabilités

Dans une société en mouvement, il peut y avoir des changements dans les règles du jeu. Les organisateurs se réservent le droit notamment de modifier les dates, les heures et les coûts. Cela vaut également pour les modifications de ces conditions de participation qui décrivent les droits et devoirs de chacun.

Si le Marché devait être annulé ou suspendu pour raison extrême (catastrophe naturelle ou politique), les organisateurs ne pourront pas accepter de réclamations et ne pourront pas rembourser les frais d’inscriptions. Nous rejetons toute responsabilité.

Il existe deux types de contrats: le contrat individuel et ce contrat supplémentaire.
En cas d'informations contradictoires, le contrat individuel précède le contrat supplémentaire.

En envoyant votre inscription, vous confirmez avoir lu et compris toutes les informations citées dans ces conditions de participation. Une fois sélectionné par les organisateurs, votre inscription devient ferme et vous recevrez un contrat avec une commande d’électricité.

Les sanctions suivantes seront attribuées en cas d’annulation une fois le contrat signé:
- Annulation avant le 1er octobre 2019: 50% des frais d’inscription seront retenus
- Annulation après le 1er octobre 2019: 100% des frais d’inscription seront retenus

En cas de No-show, 100% des frais d’inscription seront retenus, plus des frais de traitement de CHF 150.- payables dans les 10 jours.


Ce règlement peut être soumis à des changements. Consultez-le régulièrement.
Si vous avez des questions contactez-nous: exposants@noelauxbastions.ch
Genève, juillet 2019