CONDITIONS DE PARTICIPATION
GENÈVE 2018


Noël aux Bastions

Il y a beaucoup de Marché de Noël mais pas tous ont un cœur et une âme qui fait rêver leurs visiteurs. Notre objectif repose sur ces valeurs avant tout, créer un endroit magique où chaque passant se verra transporté dans un univers unique pour se promener, se retrouver entre amis, faire ses courses de Noël, déguster des bons plats d’hiver ou simplement passer un bon moment.

Ensemble côte à côte confortablement installés dans de charmants chalets nous allons créer cette magie.
Pour cela il faut de la créativité, du talent, mais aussi des règlements pour assurer à tous une paisible cohabitation. Vous pouvez compter sur notre parole, mais nous souhaitons pouvoir faire de même avec vous, afin de maintenir l’ordre du début à la fin. Cela nous tient à cœur, et nous serons toujours sur place pour vérifier que ce respect est maintenu. Nous n’aimons pas les sanctions et encore moins les exclusions, alors aidez-nous à faire de notre village une communauté solide et solidaire.

Dates
Du 6 au 31 décembre 2018

Lieu
Parc des Bastions, Genève

Horaires d’ouverture
Lundi-mardi-mercredi :         11h – 21h
Jeudi-vendredi-samedi:        11h – 22h  
Dimanche:                            11h – 20h

Particularités sur les horaires :
6 décembre : 17:00-22h
24 décembre :                      11h – 16h
25 décembre :                      fermé
31 décembre :                      11h – 18h

Le Marché aura lieu par tous les temps, en cas de météo extrême les organisateurs aviseront si une évacuation ou fermeture provisoire est nécessaire.
La vente de boisson est interdite.

Les organisateurs
D’une part l’équipe genevoise, composée de Pascale Clemann et Lara Mai Vo Van, instigatrices de projets de grande envergure tels que les Street Food Festivals ou plus exclusifs comme les restaurants secrets Antichambre. Pascale Clemann est aussi la co-fondatrice du Marché Sans Puces, le premier marché de créateur de nuit.

D’autre part l’équipe zurichoise composée de Katja Weber et Marc Blickenstorfer qui ont 20 ans d’expérience dans la restauration avec entre autre des lieux devenus de véritables institutions à Zurich, ainsi que dans l’événementiel avec à leur actif le Street Food Festival de Zurich, Illuminarium, Rundfunk et plusieurs marchés de design.

Notre esprit
L’objectif du Marché est que les visiteurs puissent faire leurs achats de Noël et venir déguster tout un tas de mets différents. Par conséquent les prix doivent être le plus raisonnable possible, et les portions plutôt petites en ce qui concerne la nourriture. Chaque production a sa valeur que nous respectons, mais nous comptons sur votre honnêteté pour ne pas exagérer les prix de manière injustifiée.


1. Catégories d’exposants

Le Marché comptera deux catégories d’exposants :

  • marchands de design/artisanat/créateurs/délicatesse

  • restaurateurs

Les marchands proposeront tout genre d’objet d’artisanat, de design et de décoration, les producteurs de délicatesses présenteront des produits de consommation à emporter, tel que chocolat à offrir, produit du terroir etc.

Quant aux restaurateurs ils proposeront des délices à consommer immédiatement. Comme mentionné plus haut, la vente de boisson de toute sorte est interdite. Seule une décision écrite du comité d’organisation a le pouvoir d’annuler cet ordre.

Il est impératif pour être accepté d'avoir une adresse de contact en Suisse.

Habituellement chaque catégorie d’exposant a son heure de pointe à un moment différent, quand les gens font du shopping ils mangent moins et vice-versa. Soyez patients et indulgents avec vos voisins.


2. Horaires d’ouverture

Comme mentionné plus haut, nous avons adapté les horaires en fonction des jours de la semaine. Pour que notre Marché soit attractif pour tous, il se doit d’être entièrement ouvert et disponible à ces heures.
Des sanctions sont appliquées en cas de non respects de ces horaires :

  • Ouverture tardive ou fermeture anticipée : 25chf/heure

  • Absence pour une journée entière : 250chf

Cependant les horaires doivent aussi être cohérents pour les exposants, les organisateurs se permettront donc de les adapter en fonction de la fréquentation pour le bienfait de la communauté.


3. Phases et frais de participation

a. Phases
Dû aux frais imposés par la Ville ainsi qu’aux frais engendrés pour la construction de ce nouveau Marché, les loyers des chalets représentent un certain prix. Mais ne vous en faites pas, nous avons tout mis en œuvre pour garder ces prix raisonnables et intéressants même pour les plus petits exposants.

C’est pourquoi nous avons créé un calendrier divisé en 3 phases, pour permettre aux budgets restreints d’intégrer le Marché même sur une période réduite. Chaque phase a un prix de location différent qui est expliqué plus bas.
Attention ! ces phases ne concernent que les marchands de design/produits. Les restaurateurs voulant participer devront couvrir la période entière de l’événement.

Phase 1 : 6 décembre au 12 décembre (6,5 jours)
Phase 2 : 13 décembre au 20 décembre (8 jours)
Phase 3 : 21 décembre au 31 décembre (9,5 jours)

b. Frais d’inscription
Le prix pour un espace est de 12% du chiffre d’affaires.
Il faudra cependant payer avant le début de la manifestation un acompte pour la location du chalet (à déduire ensuite des 12% du CA), des frais de dossier et des frais de maintenance.

Le montant de l’acompte pour la location du chalet est fixé selon la période et la taille du stand (hors TVA). Pour les marchands de design/produits il est tout à fait possible de choisir une ou plusieurs phases :

Chalet marchand de design/artisanat/créateurs/délicatesse de 6m2 (3x2m)
Phase 1 : CHF 900.-
Phase 2 : CHF 1200.-
Phase 3 : CHF 1200.-

Chalet marchand de design/artisanat/créateurs/délicatesse de 3.6m2 (2x1.8m)
Phase 1 : CHF 700.-
Phase 2 : CHF 1100.-
Phase 3 : CHF 1100.-

Chalet restaurateur de 8m2 (4x2m)
Phase 1-3 : CHF 9000.-

Chalet restaurateur de 6m2 (3x2m)
Phase 1-3 : CHF 7000.-

Les frais de dossier sont uniques et pareil pour tous les exposants : CHF 100.-

Les frais de maintenance couvrent le nettoyage des espaces publics sur le Marché, la gestion des déchets, la sécurité, la publicité et la communication. Ils diffèrent selon le type d’exposant :
Stands marchands de design/artisanat/créateurs/délicatesse : CHF 150.- par phase
Stands restaurateur : CHF 250.- par phase donc CHF 750.- en tout

 
Après confirmation de votre inscription par les organisateurs, vous devrez payer l’acompte dans le délai qui vous sera indiqué. Ce n’est qu’à ce moment que votre chalet sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente. Il n’y aura qu’un seul rappel.
Le formulaire pour les besoins en électricité vous sera envoyé une fois votre participation confirmée.

IMPORTANT :

  • Le solde du paiement, qui complétera l’équivalent des 12% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire dans les 7 jours suivant la manifestation.

  • Les acomptes ne sont pas remboursés.

Précisions : chaque exposant doit nous communiquer quotidiennement son chiffre d’affaire sur une plateforme internet dont le lien vous sera communiqué ultérieurement. Les chalets restaurateurs doivent avoir une caisse enregistreuse ou un système sur iPad afin de pouvoir montrer l’état de leurs ventes à n’importe quel moment, nous comptons sur votre collaboration. Les chalets design/produits sont aussi tenus de garder un compte rendu de leurs ventes sur une caisse enregistreuse, iPad ou via un carnet de quittance. Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition.

c. Coûts pour l’électricité
L’installation basique d’électricité (branchement T13) est inclus.
2’300Watt de consommation quotidienne sont également inclus. Tout kW supplémentaire sera facturé CHF 3.50 par jour.
Un formulaire sera à compléter par la suite avec la liste exhaustive de tous les appareils électriques utilisés ainsi que leur consommation. Le coût supplémentaire total sera alors calculé. Les sources d’électricité sont limitées, n’en abusez pas !
Seront mis à disposition et toléré uniquement les besoins mentionnés dans le formulaire. Pour l’utilisation de chaque appareil non annoncé un montant de CHF 300.- sera facturé.

d. Caution
Un dépôt de 300.- CHF sera ajouté aux frais d'inscription de chaque exposant. La rétribution de cette somme se fera comptant sur place à la fin du Marché. Des frais peuvent être retenus par les organisateurs sur ce montant dans les cas suivants :

  • Non-respect des conditions générales du Marché (vente de boisson, surconsommation d'électricité par rapport à la nécessité indiquée etc)

  • Propreté jugée insatisfaisante de l'espace mis à disposition (poubelles laissées, taches au sol etc)

  • Dommages causés au matériel mis à disposition ou loué

  • Non-utilisation de vaisselle éco-responsable

  • Non-conformité aux critères sanitaires en vigueurs dans le canton (SCAV)

  • Comportement inadapté au bon fonctionnement du Marché

e. Désistement
Une fois inscrits et sélectionnés, les exposants s’engagent à participer au Marché sur l’intégralité de la période choisie. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés et une sanction sera facturée (cf dernier paragraphe de ce contrat)
Dans certains cas particuliers, les organisateurs peuvent annuler une inscription même après confirmation, les frais d'inscription seront à ce moment-là remboursés.


4. Montage et démontage

L’arrivée des exposants se fera les 5 et 6 décembre selon des horaires très précis qui vous seront communiqués par la suite. Chaque exposant aura un maximum de 30 minutes pour décharger sa voiture et une seule voiture est admise par exposant. Nous vous prions de respecter ces consignes à la lettre pour éviter un désordre absolu.
Aucun véhicule ne sera permis sur les lieux en dehors de ces horaires. Une sanction de CHF 50.- sera attribuée à l’exposant n’ayant pas enlevé son véhicule à temps. Aucun parking n’est prévu pour les exposants.

Il en sera de même pour le démontage. Il débutera dès la clôture du Marché le 31 décembre entre 18h00 et 21h00, et se prolongera le 1er janvier 2019 entre 12h00 et 16h00.

Pour les livraisons d’approvisionnement pendent le Marché, les véhicules sont autorisés sur les lieux entre 9h et 10h30.


5. État des lieux des chalets

Votre chalet vous est mis à disposition en parfait état, merci de le rendre dans le même état ! L’intérieur et l’extérieur doivent être parfaitement propres et rangés. Utilisez des savons doux et non corrosifs pour n’abimer ni la peinture ni le bois. Si votre prédécesseur a oublié quelque chose, signalez-le aux organisateurs, pareil s’il semblerait manquer quelque chose.

Nous viendrons visiter chaque exposant à son arrivée et avant son départ pour vérifier l’état du matériel et pour le retour de la caution. Soyez patients et indulgents sur l’éventuel temps d’attente, nous ferons au plus vite. N’hésitez pas à partager vos commentaires par écrit lors de votre départ, il n’en sera que plus utile pour le futur de la manifestation.

S’il y a des dommages causés au chalet, les frais de réparation vous seront facturés (cf point 7).
Si votre chalet est rendu sale, les coûts de nettoyage vous seront facturés.
Si vous avez perdu ou abimé du matériel électrique loué, les coûts de réparation ou remplacement vous seront facturés.
Si vous n’êtes pas présent au moment de l’état des lieux de sortie, aucune caution ne vous sera rendue.


6. Emplacements

Les emplacements seront définis par les organisateurs en fonction de la cohérence de l’offre, de la non concurrence directe, des besoins en électricité et de la taille des chalets.


7. Transformation et décoration

Nous encourageons tous nos exposants à décorer un maximum leur chalet. Illuminez-les, décorez-les, laissez aller toute votre imagination de Noël.
Par contre si vous voulez récupérer votre caution, faites attention de ne laisser aucune trace. Oubliez les gros clous, les vis de tout genre, et les papiers collants. Favorisez les agrafes et les clous très fins.
Faites parler vos talents de bricoleurs mais pas de peintre, car tout dommage de peinture sera facturé.

Coûts des réparations :

  • peinture : frais de peinture + CHF 100.-

  • remplacement du comptoir : CHF 180.-

  • petits dommage sur auvent : dès CHF 300.-

  • remplacement d’un auvent : CHF 960.-

N’hésitez pas à demander l’avis des organisateurs pour votre décoration, nous serons ravis de vous guider. Oubliez les grandes bâches en plastiques, elles ne mettront pas votre stand en valeur. Pensez aux affiches illustrées à la main par exemple.


8. Nettoyage et déchets

Pensez à l’environnement et il vous en remerciera. Notre objectif est de produire un minimum de déchet, aidez-nous à l’atteindre. Nous voulons être le plus beau Marché mais aussi le plus propre.

Chaque exposant est responsable de ses fournitures et de son approvisionnement. Pour la vaisselle et les couverts, il est obligatoire de choisir du matériel jetable provoquant un minimum de déchet, ou de choisir une option éco-responsable (pas de plastique ni de polystyrène).  En cas de non-respect des consignes, 50.- CHF seront prélevés sur la caution et reversés à une association à but écologique choisie par les organisateurs.

Chaque exposant doit maintenir son chalet propre et amener ses déchets lui-même au centre de tri. S’il est surpris en train de déposer ou entreposer des déchets en dehors du centre de tri, une amende de CHF 50.- lui sera remise.

Au centre de tri se trouvera un compacteur pour les déchets incinérables, des bacs à cartons, pet, verres et alu ainsi que des bidons pour la collecte de l’huile usagée.

Pour ceux qui cuisinent dans leur chalet, mettez une couverture au sol pour ne laissez aucune trace en partant.

Le nettoyage de tous les espaces ouverts aux visiteurs sera pris en charge par les organisateurs.

IMPORTANT: interdiction absolue de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes ou les égouts. Une personne surprise en flagrant délit recevra une amende de CHF 500.-


9. Lumière et chauffage

a.     Lumière
Une belle lumière dans votre chalet est indispensable et sera davantage accueillante pour les visiteurs. Nous nous chargeons d’éclairer le bord du toit extérieur pour une parfaite harmonie entre tous les chalets, vous vous chargez de l’intérieur. Choisissez du LED qui consomme beaucoup moins que n’importe quel autre éclairage, cela diminuera vos frais d’électricité. N’oubliez pas d’éteindre toutes vos lumières pendant la nuit.

Coûts d’électricité supplémentaire pour maintenir la lumière allumée dans votre chalet la nuit : CHF 20.- par nuit

b.    Chauffage
Pour le chauffage, chaque exposant est responsable de son propre système. Nous vous recommandons les chauffages électriques portables à faible consommation, leur consommation de max 2kW ne dépassera pas la puissance mise à disposition.
Pour les plus frileux et buveurs de thé, il faudra prévoir de l’électricité supplémentaire.

Coût d’électricité supplémentaire pour maintenir votre chauffage allumé dans votre chalet la nuit : CHF 50.- par nuit.


10. Réglementations légales et sécurité

Toutes les réglementations cantonales ou communales s’appliquent à tous les exposants. Vous devez être munis de tout permis qu’une autorité pourrait vous exiger (vente de marchandise, dédouanement de marchandise, livret d’importation etc). Renseignez-vous à l’avance avant d’être contrôlé.

Pendant toute la durée de la manifestation, une sécurité 24h/24h sera mise en place par contre aucun vol ou dégâts ne sera prise en charge par les organisateurs. Les exposants sont responsables de leurs valeurs.


11. Hygiène, feu et gaz

Chaque exposant de nourriture ou produits à consommer est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires de la Ville de Genève. Chacun doit être obligatoirement annoncé au SCAV en remplissant ce formulaire. Un contrôle sanitaire officiel aura lieu. Chaque exposant de nourriture doit obligatoirement avoir sur son emplacement un bidon d'eau, du savon et un linge pour se laver et sécher les mains, ainsi qu'un thermomètre dans son frigo. N’oubliez pas de relever la température de vos frigos au moins une fois par jour.

Pensez aussi à protéger les aliments exposés avec une vitrine, on ne voudrait pas acheter un cookie mordillé par un oiseau ou postillonné par un passant.

IMPORTANT : Si le règlement d’hygiène n’est pas respecté, votre participation sera définitivement refusée pour toutes les prochaines éditions.

Électricité ou gaz ?
Beaucoup se demandent s’il est mieux de cuisiner à l’électricité ou au gaz, la réponse est au gaz ! Par contre faites vérifier votre installation et vos raccordements par un spécialiste, un contrôle officiel peut avoir lieu.

Pour tous les exposants qui comptent cuisiner sur place, il est obligatoire d'être équipé d’une couverture anti-feu (si friteuse/huile/graisse) et/ ou d’un extincteur (si feu ouvert, gaz).


12. Communication et droit d’utilisation de l’image

Sans publicité, pas de visibilité !
Nous comptons sur tous les exposants pour communiquer l’événement par tous les médias. Une invitation Facebook ainsi que des flyers imprimés vous seront envoyés. Il est recommandé de communiquer un maximum avant l’événement, par des mailings ou autre moyens directs.
Envoyez-nous les plus belles images de vos commerces respectifs afin que nous puissions nous aussi les partager.
Par contre tout flyering n’étant pas directement lié à votre commerce est interdit pendant et au sein du Marché.

Nous nous chargeons de la musique d’ambiance pendant la manifestation, nous vous prions de ne pas y ajouter la vôtre.


13. Assurance

Assurance pour les personnes et les dégâts matériels : Chaque stand doit avoir une assurance responsabilité civile suffisante pour le dédommagement de tierces personnes. Les exposants ne peuvent facturer aucune responsabilité contre l'organisateur. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols ou vandalisme, ni pendant les heures d'ouverture du Marché, ni pendant la nuit. Prenez votre propre assurance contre le vol si vous le pensez nécessaire.


14. Changements et responsabilités

Dans une société en mouvement, il peut y avoir des changements dans les règles du jeu. Les organisateurs se réservent le droit notamment de modifier les dates, les heures et les coûts. Cela vaut également pour les modifications de ces conditions de participation qui décrivent les droits et devoirs de chacun.

Si le Marché devait être annulé ou suspendu pour raison extrême (catastrophe naturelle ou politique), les organisateurs ne pourront pas accepter de réclamations et ne pourront pas rembourser les frais d’inscriptions. Nous rejetons toute responsabilité.

Il existe deux types de contrats : le contrat individuel et ce contrat supplémentaire. En cas d'informations contradictoires, le contrat individuel précède le contrat supplémentaire. Ce contrat supplémentaire est conçu comme un contrat et non comme des conditions générales. Il sera à signer une fois l’exposant sélectionné.

En envoyant votre inscription, vous confirmez avoir lu et compris toutes les informations. Une fois sélectionné par les organisateurs, votre inscription devient ferme.

Les sanctions suivantes seront attribuées en cas d’annulation :
Annulation après confirmation et contrat : CHF 150.-
Annulation après signature du contrat : CHF 250.-
Annulation jusqu'à 1,5 mois avant le début du Marché de Noël : 50% de la facture totale
Annulation à court terme jusqu'à 1 mois avant le début du Marché de Noël : Le montant total de la facture est dû.
Le No-show se verra facturer la facture complète plus des frais de traitement de CHF 150.- payables dans les 10 jours. Cette taxe s'applique également à une résiliation anticipée mais hors délais.


Ce règlement peut être soumis à des changements. Consultez-le régulièrement.
Genève, 20 septembre 2018